Comment rester motivé et productif en travaillant à domicile ?

Les défis les plus importants du travail à distance pour les managers consistent à s’assurer que les membres de leur équipe restent productifs, motivés et engagés, ainsi qu'à éviter les problèmes d’isolement.

L’année dernière, Buffer, une entreprise spécialisée dans le contenu des médias sociaux, a mené une enquête auprès de 2 500 travailleurs à distance sur les avantages et les défis liés au télétravail. Le défi numéro un, à 22 %, était la possibilité de déconnecter après le travail. Tout en tenant compte cette statistique, je soupçonne que les nombreux employés qui emportent régulièrement leurs ordinateurs portables à la maison souffrent également de ce problème. La solitude est le deuxième problème sur la liste, avec 19 %, suivie de près par la collaboration et/ou la communication avec 17 %.

Un défi le plus important du travail à distance consiste pour les chefs d’équipe à s’assurer que les membres de leur équipe restent productifs, motivés et engagés, et à éviter les problèmes d’isolement.

Ecoutons la parole d’un travailleur à distance de longue date, Tony Anscombe, Chief Security Evangelist (ESET), qui nous partagera son expérience et 11 conseils pour rester motivés et productifs.

"Étant moi-même travailleur à distance, j’apprécie les défis que cela représente et je partage maintenant mon bureau à domicile avec ma femme. Elle n’a travaillé à distance qu’occasionnellement et est certainement victime de son incapacité à se déconnecter, même dans des circonstances normales. Travailler sur deux campus différents – parfois en étant sur les deux dans la même journée – signifie qu’elle est entièrement équipée en tant que travailleur mobile et que son ordinateur portable rentre à la maison chaque soir, où commence généralement la deuxième partie de sa journée de travail. Mais dans la situation actuelle, les écrans et les claviers sont également rentrés à la maison !

Je partage désormais mon bureau à la maison; à part le clavier très bruyant que l’on utilise derrière moi pour envoyer des emails, c’est une expérience très intéressante. J’entends les défis des autres membres de l’équipe de ma femme, dont l’un qui a du mal à s’occuper de ses enfants, un autre qui a une faible connexion au réseau Internet et beaucoup d’autres qui ont des problèmes auxquels on pourrait s’attendre en faisant du télétravail.

Je peux quand même sentir l’esprit d’équipe qui nous habite. En voici un bon exemple : l’un des enfants de ma collègue célèbre son anniversaire demain. Puisque nous sommes dans une zone de confinement où seuls les déplacements essentiels sont autorisés, la fête a été annulée. Grâce à une belle initiative et à la technologie, un chant virtuel de « Joyeux Anniversaire » est programmé sur le système de vidéoconférence de l’entreprise et tous les enfants qui auraient pu y assister sont invités. Ce sont de tels actes qui maintiendront la motivation et le moral des employés au top, et un bon moral devrait conduire à une meilleure productivité.

La solitude que je vis pourrait être difficile, et ceux d’entre vous qui me connaissent attesteront que je disparais parfois à la bibliothèque ou au café du coin pour travailler, juste pour me sentir entouré. L’expérience m’a donné des stratégies pour faire face à ce défi. Malheureusement, dans ce scénario, bien que la bibliothèque et le café soient fermés. L’autre élément qui représente un défi, et qui est aggravé dans ma situation par la distance : quand on réalise quelque chose de grand, il n’y a pas de collègue vers qui se tourner pour partager le moment. Ceux d’entre vous qui me connaissent rire en lisant ceci car j’appelle parfois les gens sans autre raison que de partager quelque chose qui est important pour moi, sachant à l’avance qu’ils ne sont pas vraiment intéressés.

La création d’un environnement adéquat pour ceux qui travaillent à distance pour la première fois est extrêmement importante pour leur bien-être leur productivité. Je suggère la stratégie suivante :

Attendez-vous à ce que les gens se soient apprêtés : prendre une douche et s’habiller peut aider à commencer à travailler le matin.

Dans la mesure du possible, encouragez vos collègues à se créer un espace dédié au télétravail. Essayez de vous asseoir à une table ou à un bureau dans une chaise ordinaire. Cela crée également un environnement dans lequel vos proches respecteront le fait que vous travaillez. Se prélasser sur le canapé, c’est pour Netflix.

Les horaires habituels doivent être maintenu : si le travail commençait entre 8 et 10 heures du matin et que le déjeuner se situe entre 12 et 14 heures, essayez de maintenir cet horaire. Les routines ont du positif.

Ma propre expérience, dans des circonstances normales, est que je prends 30 minutes de sortie à l’heure du déjeuner, où « sortie » signifie « hors de la maison ». Je vais au magasin, je prends un café ou je me promène dans le quartier. Selon mes nouvelles règles, il s’agit désormais d’une promenade de 30 minutes jusqu’à la plage, en gardant une distance sociale comme le veut la loi. Croyez-moi, cela améliorera la productivité l’après-midi. (NDLT : Nous vous invitons bien sûr à adapter ce conseil aux règles en vigueur dans votre pays et votre situation géographique.)

Convenez d’une plate-forme de communication unique en dehors du système de courrier électronique … une plate-forme moins formelle et offrant un style de communication plus décontracté … par exemple, Slack, Zoom, Skype ou l’une des nombreuses autres plates-formes de communication ou de chat disponibles.

Commencez la journée par une réunion d’équipe et prenez 15 minutes pour communiquer l’agenda du jour à l’équipe afin de vous assurer qu’elle dispose des informations et des ressources nécessaires pour atteindre les résultats attendus. Cela présente également l’avantage de donner à chacun un planning de début de journée.

Veillez à ce que la communication se fasse sur la plate-forme convenue, veillez à ce que tous vos collègues participent et tendez leur la main si besoin.

Ne faites pas de micro-gestion, concentrez-vous sur le résultat final dans son ensemble et évitez de faire du baby-sitting ou de vous montrer autoritaire. L’adaptation à ce nouveau mode de travail peut nuire à la productivité, mais avec une direction et des conseils appropriés, il est fort probable que la productivité augmente grâce à la diminution des distractions.

Si certains de vos collaborateurs sont habitué au télétravail, désignez les comme des mentors pour ceux qui trouvent l’environnement difficile.

Créez des déjeuners d’équipe virtuels facultatifs pour poursuivre les discussions d’interaction sociale qui ont lieues habituellement au bureau.

Lorsque l’objectif de la journée est atteint, sonnez la cloche, encouragez vos collaborateurs à mettre leur travail de côté et à passer du temps avec leur famille ou leurs amis et à faire un peu d’exercice (plusieurs types d’exercices sont autorisés, voire recommandés, en isolation).

En tant qu’habitué au télétravail, le conseil le plus important que je peux vous donner est de maintenir votre routine et de communiquer continuellement (peut-être même trop) avec vos collègues."

Et surtout, prenez soin de vous !