Comment organiser et animer une réunion d’équipe efficace et productive ? Quels sont les rituels clés à instaurer pour maintenir soudée l’équipe quand celle-ci est à distance ?

Klaxoon est un outil permettant d’échanger, partager, collaborer efficacement tous les jours mais aussi d'organiser vos réunions. En effet, le module Board est idéal pour préparer, animer et conclure une réunion d’équipe. Créez un template en partant de zéro ou bien faites le choix parmis des centaines de templates personnalisables. Si vous faites une réunion chaque semaine avec votre équipe, le template Weekly est fait pour vous !

L’équipe se réunit dans le Board, invitez les participants et lancez la réunion en un clic. Les participants rejoignent à partir de l'appareil de leur choix (ordinateur, smartphone, tablette…) et c’est parti : faites le point de la semaine, évoquez les actions importantes, les infos à partager et brainstormez aussi bien en salle qu’à distance. Fini l’ordre du jour préparé en dernière minute et le tour de table pendant lequel personne n’ose parler. Place à l’expression, au dynamisme, à la créativité et à l’inclusion.

Pour améliorer la participation et la collecte d'avis, les questions peuvent être posées à l’oral ou bien à l'écrit dans un pop-up dédié. Et s'il reste des questions à poser une fois la réunion terminée, la fonctionnalité « Questions » permet en un clic d'interpeller la personne concernée et de recevoir une réponse en asynchrone. De plus, le flux de discussion reste toujours accessible, ce qui permet de retrouver des éléments d'un ancien sujet. Vos réunions, vos questions,vos sondages, vos notes : Tout est centralisé sur le Board de l’équipe pour mieux retrouver l’information et éviter les mails.

Vous souhaitez utiliser votre template Weekly lors de vos réunions Microsoft Teams ?

C'est possible ! Il vous suffit de lancer le template et de le partager dans le canal de votre équipe. De plus, en activant la Synchro Board, chaque membre de l’équipe peut prendre le contrôle de la présentation et présenter sa partie à tour de rôle, ainsi chacun vit la même expérience, où qu’il soit.

Réduire le temps de préparation et de conclusion

Si la réunion hebdomadaire se doit d’être efficace, il faut également qu'elle soit la moins longue possible, oubliez les introductions et conclusions inutiles, avec votre template Weekly :

• Finie la prise de note par l’animateur de la réunion, le compte-rendu de la réunion est directement sous vos yeux en fin de la réunion et reste accessible à tous, à tout moment, même après la réunion.
• Toutes les réunions se déroulent sur le même template pour conserver les informations en un seul endroit, et retrouver facilement les anciennes réunions.
• Les absents du jour peuvent ainsi rattraper la réunion en accédant au template.